Wirtualne biuro stanowi usługę, która polega na rejestracji i obsłudze działalności gospodarczej pod wynajętym adresem. Specyfika tej usługi dedykowanej przedsiębiorcom polega na tym, że właściciel firmy nie musi być obecny pod adresem biura – może nawet nigdy do niego na zawitać.

Zatrudniony na miejscu personel zajmie się prowadzeniem spraw organizacyjnych, obsługą dokumentów czy odbieraniem telefonów. Zwykle pod jednym adresem mieści się jedno biuro, które świadczy usługi wielu przedsiębiorcom z danego regionu.

1. Wirtualne biuro – rejestracja działalności gospodarczej pod prestiżowym adresem

Nowo założoną działalność gospodarczą rejestruje się zwykle u siebie w domu, co nieraz wiąże się z dodatkowymi kosztami, jak np. wzrostem czynszu. Stanowi to również utrudnienie w życiu domowników, z uwagi na konieczność przechowywania dokumentacji, znalezienia spokojnego miejsca na odbieranie telefonów, czy potrzebę znalezienia miejsca na wyposażenie biura.

Inni rejestrują swoją firmę w najtańszym dostępnym lokalu. To z kolei prowadzi do uciążliwych dojazdów, codziennej pracy w obskurnym pokoju, oraz wywiera złe wrażenie na kontrahentach. Dzięki wyborowi specjalistycznej usługi, jaką stanowi wirtualne biuro dla przedsiębiorcy, można zarejestrować działalność gospodarczą pod prestiżowym adresem w znakomitym punkcie miasta i obsługiwać ją zdalnie, oszczędzając czas, pieniądze, i poprawiając wizerunek przedsiębiorstwa.

A. Kompleksowa obsługa i przekierowywanie korespondencji

Pracownicy wirtualnego biura zajmą się obsługą korespondencji firmowej, czyli jej odbieraniem i przechowywaniem. Przedsiębiorca na bieżąco zapozna się z otrzymanymi listami, gdyż wirtualne biuro prześle mu korespondencję na wybrany adres, przefaksuje otrzymane pisma, lub zeskanuje je i wyśle na określony e-mail. Biuro oferuje wynajem skrzynek pocztowych w różnych cenach, w zależności od ilości otrzymywanych listów.

B. Wirtualny sekretariat

Pracownicy biura zajmą się również obsługą sekretarską, przekierowując otrzymane telefony na podany numer, udzielając podstawowych informacji klientom, lub umawiając ich na konkretne terminy. Dobre biuro wirtualne zajmie się również księgowością i doradztwem, oraz pomoże w przetłumaczeniu dokumentacji, wyrobieniu pieczątek i opracowaniu profesjonalnych wizytówek.

C. Wynajem gabinetów i sal konferencyjnych

Nieraz zdarza się sytuacja, gdy kontrahenci chcą spotkać się z przedsiębiorcą w jego biurze, aby przedyskutować wspólne inwestycje, projekty lub kontrakty. Właściciel firmy obsługiwanej przez wirtualne biuro może wtedy skorzystać z opcji tymczasowego wynajęcia sali konferencyjnej lub gabinetu pod prestiżowym adresem, na który zarejestrowano jego działalność. Takie rozwiązanie pozwala biznesmenowi na skuteczne kreowanie wizerunku i przemyślany marketing. Dzięki obsłudze wirtualnej firm, drobny przedsiębiorca może przyjąć ważnego klienta w “swoim” gabinecie w centralnym miejscu miasta, np. w luksusowym wieżowcu lub odrestaurowanej kamienicy.

2. Wirtualne biuro – zalety korzystania z obsługi zdalnej biura

Dzięki skorzystaniu z tej usługi dedykowanej małym firmom, można wiele zaoszczędzić dzięki uniknięciu kosztów wynajmu całego pomieszczenia, skróceniu czasu uciążliwych dojazdów, oraz optymalizacji obsługi biurowej. Nie trzeba również zatrudniać sekretarki na cały etat. Zaoszczędzone pieniądze i czas warto przeznaczyć na rozwój podstawowej działalności przedsiębiorstwa, zdobywając tym samym przewagę nad konkurencją rynkową.

Z kolei możliwość posługiwania się prestiżowym adresem na wizytówkach, w transakcjach, spotkaniach służbowych i w korespondencji firmowej pozwoli na kreowanie wizerunku stabilnego przedsiębiorstwa z wyższej półki, ułatwiając pozyskiwanie ważnych klientów i pomagając w prowadzeniu skutecznego marketingu.

3. Szeroki wybór pakietów usług dla przedsiębiorców

Zazwyczaj wirtualne biuro oferuje swoim klientom pakiety zawierające różny zakres usług, w zależności od potrzeb danej firmy i czasu poświęcanego na jej obsługę. Podstawowa oferta zawiera wynajem adresu pod rejestrację działalności gospodarczej i przekierowywanie poczty. Zaawansowany pakiet uwzględnia także usługi księgowe, doradztwo podatkowe i inwestycyjne, pomoc w prowadzeniu marketingu i dostęp do tłumaczy przysięgłych.

Przy zakładaniu nowej firmy warto rozważyć skorzystanie z usług oferowanych przez biuro wirtualne. Zdalna obsługa sekretariatu firmy pozwoli na znaczne oszczędności i sprawdzi się do czasu, aż działalność rozrośnie się do poziomu, w którym opłacalne stanie się wynajęcie własnego biura i zatrudnienie sekretarki. Nawet wtedy warto zachować podstawowy zakres obsługi wirtualnej, aby nadal korzystać z prestiżowego adresu.

Najczęściej wybierane miasta na Wirtualne Biuro to: Warszawa, Wrocław, Kraków, Katowice, Poznań, Gdańsk i Łódź. Pomyśl więc czy i Tobie wirtualne biuro nie zapewni lepszej marki, dotarcia do Klientów Premium i jeszcze więcej korzyści. Oceń to i powodzenia!