Zarządzanie dokumentacją w firmie może być wyzwaniem. W małych przedsiębiorstwach, gdzie liczba dokumentów jest niewielka, proces ten jest dość prosty: jedna osoba sporządza umowę, kolejna ją sprawdza, następna podpisuje, a jeszcze inna wysyła do klienta. Jednak w miarę rozrastania się firmy, procedury stają się coraz bardziej skomplikowane. Nawet przy istniejących procedurach, często zgodnych z normami ISO, śledzenie dokumentów może być trudne.
Rozwiązaniem może być wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, zastępując wersje papierowe cyfrowymi. Elektroniczny obieg dokumentów obejmuje wszystkie fazy życia dokumentu w firmie – od tworzenia, przez weryfikację, aż po zatwierdzenie. Działa podobnie jak tradycyjny obieg papierowy: dokument przechodzi przez różne etapy administracyjne, jest przypisywany do odpowiednich budżetów i działów, zatwierdzany przez odpowiednie osoby, a na końcu trafia do podpisu. Proces ten w przypadku papierowych dokumentów może być czasochłonny, co prowadzi do opóźnień i zatorów. Istnieje również ryzyko zgubienia lub błędnego przypisania dokumentów, co może skutkować stratami finansowymi.
Elektroniczny obieg dokumentów, zarówno w wewnętrznym systemie firmy, jak i w chmurze, eliminuje wiele z tych problemów. Pozwala na śledzenie historii dokumentu na każdym etapie, weryfikowanie podpisów i wprowadzanie zmian, co zwiększa przejrzystość i kontrolę nad procesem.
Narzędzia do pracy z dokumentami w chmurze
Elektroniczny obieg dokumentów może różnić się w zależności od wielkości firmy i stosowanych praktyk. Pandemia COVID-19 przyspieszyła cyfryzację dokumentów, co było konieczne ze względu na pracę zdalną. Kluczowe jest znalezienie rozwiązań, które umożliwią płynne przejście z dokumentów papierowych na cyfrowe.
Popularne narzędzia, takie jak Google Docs, Microsoft 365, czy Adobe Document Cloud, oferują szerokie możliwości pracy z dokumentami online. Microsoft 365 umożliwia tworzenie, edytowanie i udostępnianie dokumentów, natomiast Adobe oferuje zaawansowane funkcje weryfikacji, edycji i podpisywania dokumentów PDF.
Możliwości aplikacji do pracy z dokumentami online
Microsoft 365 i Adobe Document Cloud oferują narzędzia, które zapewniają mobilność, szybkość działania i bezpieczeństwo danych. Aplikacje Microsoft 365 umożliwiają tworzenie i edytowanie dokumentów, które można udostępniać zespołowi. Dzięki temu zespół może wspólnie pracować nad dokumentami w chmurze, eliminując konieczność drukowania i fizycznego przekazywania dokumentów.
Adobe Document Cloud umożliwia zarządzanie obiegiem dokumentów, weryfikację i kwalifikowany podpis cyfrowy. Obie platformy mogą być zintegrowane, co pozwala na szybkie i bezpieczne przenoszenie dokumentów między systemami.
W praktyce, te narzędzia wspierają firmy w cyfryzacji obiegu dokumentów, znacząco usprawniając procesy administracyjne, zmniejszając ryzyko zgubienia dokumentów i przyspieszając realizację zadań. Dzięki nim, praca z dokumentami online staje się bardziej efektywna i bezpieczna.