Większość z nas spotkała się z terminem „kwalifikowany podpis elektroniczny”, choćby przy załatwianiu spraw urzędowych online czy podczas firmowych szkoleń z zakresu bezpieczeństwa. Mimo że podpis elektroniczny może wydawać się prostym narzędziem, ma wiele nieoczywistych funkcji i oferuje korzyści, których możemy się nie spodziewać. Podpisy mogą być kwalifikowane lub niekwalifikowane, elektroniczne lub cyfrowe.
Kwalifikowany podpis elektroniczny, określany również jako QES (qualified electronic signature), to narzędzie umożliwiające weryfikację tożsamości jego posiadacza oraz składanie cyfrowych poświadczeń, podpisów, uwierzytelnień lub zleceń.
Kwalifikowany podpis elektroniczny ma taką samą moc prawną jak podpis odręczny, co pozwala na jego użycie do podpisywania umów i dokumentów urzędowych. Jest dostępny wyłącznie dla osób fizycznych. Jego funkcjonalność umożliwia skrócenie procedur urzędowych, przyspieszenie realizacji projektów, płatności faktur oraz stworzenie efektywnego obiegu dokumentów w firmie, nawet w przypadku zespołów rozproszonych.
Stosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego gwarantuje bezpieczeństwo (dzięki unikalności podpisu przypisanego do jednej osoby) oraz szybkość (podpisanie dokumentu często sprowadza się do kliknięcia przycisku w aplikacji). Dokumenty podpisane w ten sposób są również chronione przed edycją bez pozostawiania śladów, co jest istotne w procesowaniu umów czy specyfikacji poza firmą.
W Polsce stosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego reguluje ustawa z 5 września 2016 roku, a w Unii Europejskiej jego funkcjonowanie określa Rozporządzenie nr 910/2014 (eIDAS). Przed wprowadzeniem regulacji niektóre firmy używały zeskanowanych kopii podpisów upoważnionych osób, co było mniej bezpieczne i racjonalne, ale miało na celu przyspieszenie obiegu dokumentów.
Kwalifikowane podpisy elektroniczne mogą być używane za pomocą kart z czytnikami, kluczy USB, w chmurze, a także poprzez jednorazowe kody SMS. Każda z metod ma swoje zalety i wady, dostosowane do specyficznych potrzeb firm. Koszt kwalifikowanego podpisu elektronicznego różni się w zależności od dostawcy, a dostępne są oferty od różnych certyfikowanych podmiotów, takich jak Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych, CenCert, eSIGN, EuroCert oraz KIR/Szafir.
Podsumowując, kwalifikowany podpis elektroniczny jest bardziej zaawansowanym narzędziem w porównaniu do podpisu niekwalifikowanego, oferującym większe bezpieczeństwo i zgodność z prawem, co czyni go idealnym rozwiązaniem do zastosowań biznesowych i formalnych.