Bez względu na to, czy jesteś mikro czy dużym przedsiębiorcą, w dobie pandemii chociaż częściowo musiałeś przejść na pracę zdalną. W tej nowej formie wielu pracodawców napotkało na problemy już w początkowej fazie organizacyjnej – zabrakło im nie tylko wiedzy, lecz przede wszystkim narzędzi dostosowanych do nowego trybu pracy. To zaś wiązało się ze spadkiem motywacji wśród osób zatrudnionych, zaburzeniem równowagi work-life-balance, aż wreszcie doprowadziło ich do permanentnego stresu i spadku efektywności działań. W takich sytuacjach z pomocą przychodzi Asana – jedno funkcjonalne narzędzie do zarządzania pracą oraz organizacją. 

Twój zwrot z inwestycji w Asanę

Asana jest pierwszym krokiem do zwiększenia rentowności i zbudowania wysoce wydajnej kultury pracy. Sprawdzi się zarówno w pracy freelancera, jak i zespołów rozproszonych, w modelu tradycyjnym, hybrydowym i zdalnym. Powodów, dla których warto ją wdrożyć jest kilka. Jednak pracodawcy, najczęściej wybierają nowe narzędzie do organizacji, aby:

1. rozwiązać obecny problem np. brak jednego źródła prawdy,
2. osiągnąć konkretny cel np. optymalizację czasu onboardingu.

ROZWÓJ, WZROST FIRMY, SUKCES – BEZ WZGLĘDU NA CEL, ASANA POMOŻE CI GO OSIĄGNĄĆ

Niezależnie od motywu, ważne abyś dokładnie określił rezultat, jaki zostanie osiągnięty po implementacji nowego rozwiązania. To tzw.  miernik sukcesu, który pozwoli Ci sprawdzić, czy narzędzie zostało korzystnie wdrożone, a sama zmiana faktycznie rozwiązuje problemy i ułatwia osiągnięcie zamierzonego celu. 

Najczęstszym problemem, z którym borykają się przedsiębiorstwa, jest szeroko pojęta organizacja pracy. Efektywne zarządzanie pracą oraz projektami ma ogromny wpływ na podniesienie przychodów firmy – to nie mit! Umiejętne zarządzanie sobą w czasie, a co za tym idzie – pracą – sprawia, że stajemy się  bardziej wydajni. Mniej czasu zmarnowanego na podział obowiązków i szczegółowe rozpisanie zadań pozwala na typową pracę narzędziową, a w konsekwencji na większy zarobek. Pomnóż to przez ilość osób w Twojej organizacji, a skala zmiany jeszcze bardziej wzrośnie. 

O tym, jak ważna jest organizacja prowadząca do lepszego zarządzania projektami i czasem pracowników, a także jakie niesie za sobą efekty, mówią sami zainteresowani, którzy mieli już okazję przetestować Asanę:

Te liczby mówią same za siebie! Spójrzmy teraz, jak wygląda organizacja pracy bez odpowiedniego narzędzia – być może Ty również mierzysz się z podobnymi problemami?

Pomimo że tygodniowy czas pracy w Polsce wynosi 40 godzin, co plasuje nas w czołówce Europy, wydajność polskiego pracownika jest dość niska. Wynika to przede wszystkim z braku umiejętności zarządzania sobą w czasie. 

Co na to wpływa? 

Sprawdź, czy któreś z poniższych przykładów są Ci znane z autopsji: 

• zły system katalogowania dokumentów,
• nieefektywna i chaotyczna komunikacja lub jej brak,
• multitasking,
• nieplanowane spotkania i rozmowy telefoniczne,
• brak asertywności,
• spóźnienia na spotkania, oczekiwania na spotkania,
• podatność na rozpraszacze,
• niepełne wykorzystanie narzędzi pracy zdalnej,
• niska odpowiedzialność indywidualna i niestabilny system ról w organizacji
• wydłużone procesy:
  • podejmowania decyzji
  • feedbackowania 
  • delegacji zadań

Jeśli Twoja organizacja przeszła na tryb zdalny, mogłeś zauważyć pogłębienie części z tych problemów. Niektóre odczułeś bardziej, inne mniej… Niezależnie od scenariusza każdy z nich wpływa na holistyczną wydajność przedsiębiorstwa.  

Tymczasem to właśnie wydajność pracownika ma kluczowe znaczenie dla rentowności firmy – im więcej czasu może on poświęcić na wykonywanie typowej pracy narzędziowej (czyli realizację przypisanych zadań, jak np. tworzenie grafik, informacji prasowych, projektowanie stron www), tym większy jest przychód dla całego przedsiębiorstwa. Dlatego też niektóre czynności warto automatyzować, jak np.  kalendarz spotkań czy wizyt, inne natomiast usystematyzować i dopasowywać do poszczególnych członków zespołów, aby jak najefektywniej wykorzystać ich czas pracy.

Co wspólnego ma z tym Asana? 

Do tej pory większość firm stosowało różne narzędzia, często doprowadzając do sytuacji, w której było ich zwyczajnie za dużo. 3 różne komunikatory, indywidualnie zarządzany kalendarz, narzędzie do zarządzania zadaniami, które każdy wykorzystuje, jak chce, excel jako główne centrum zarządzania itd. Natrafiliśmy na wiele skrajnych scenariuszy, które miały negatywny wpływ na proces zarządzania pracą, a często dopasowane były nie do organizacji, a do potrzeb poszczególnych pracowników. 

W oceanie chaotycznego wykorzystania narzędzi pracy zdalnej, głównym hubem często pozostawał mail – to nadal doskonała metoda komunikacji, ale… informacyjnie! 

Asana to nie tylko narzędzie do zarządzania, ale także do komunikacji.

Dlaczego tak powinno pozostać? Posłużmy się małą wizualizacją: pracujemy nad projektem, w którym do wykonania jest około 20 zadań. Wszystkie są na mailu, ale żeby sprawdzić progres lub pamiętać o każdym z nich, ZAWSZE musimy skorzystać z wyszukiwarki mailowej, przebić się przez kilka – a niekiedy kilkanaście wiadomości. To sprawia, że tracimy czas, który moglibyśmy wykorzystać na pracę narzędziową.

Podobny problem dotyczy tworzenia harmonogramów, gdzie wciąż najpopularniejszym narzędziem jest excel. Jest to świetny program, dzięki któremu analiza poszczególnych projektów czy pracowników jest naprawdę bardzo czytelna. Jednak niekoniecznie sprawdza się w tworzeniu i opanowaniu listy zadań. Powodów może być wiele: dostęp do nieaktualnej wersji, przesharowanie błędnego dokumentu, a nawet indywidualny dobór kolorów i funkcji, które mogą mieć wpływ na odbiór.

Stosowanie wielu różnych narzędzi do zarządzania pracą jest ogromnym wyzwaniem – wymaga od nas nie tylko skrupulatności, lecz przede wszystkim poświęcenia czasu, co wpływa negatywnie na całą organizację! Ważnym aspektem zarządzania pracą oraz projektami jest także potrzeba przejrzystości: kto i za co odpowiada, na kiedy przewidziane są deadliny – im więcej dokumentów, wiadomości, ale także i narzędzi, tym ciężej zapanować nad całą organizacją.

To zaś jest równoznaczne z obniżeniem wydajności, ale również frustracją i spadkiem motywacji wśród zatrudnionych osób! Pracownik, który poświęca około 20 minut na znalezienie pliku, staje się nerwowy, a zatem nie jest w stanie w 100% wykorzystać swoich możliwości. Dochodzące do tego rozpraszacze wprowadzają dodatkowy chaos, przez który pracownicy zapominają o zadaniach lub terminach. Ostatnim elementem będącym przysłowiowym gwoździem do trumny jest także brak przejrzystości. Rentowność całej organizacji w takich wypadkach jest zagrożona.

Klienci nie są najważniejsi. Pracownicy są najważniejsi. Jeśli zadbasz o swoich pracowników, oni zatroszczą się o twoich klientów. 

Richard Branson, właściciel Virgin Group 

Sfrustrowani pracownicy nie mają motywacji do dalszej pracy – wzrasta fluktuacja, spada jakość obsługi klienta wynikająca z braku wiedzy nowych osób. Konsekwencją jest obniżenie przychodów przedsiębiorstwa. Dlatego ważne jest zadbanie o osoby, które zatrudniamy – słowa Richarda Bransona są bardzo trafne, bowiem zadowolony pracownik znacznie lepiej podchodzi do obsługi klienta. Pierwszym krokiem jest zapewnienie im odpowiednich narzędzi, dzięki którym codzienne obowiązki nie będą frustrujące.

Dlaczego warto zacząć od Asany? 

Ponieważ jest to centrum dowodzenia, jedno źródło prawdy, które w znaczący sposób podnosi jakość pracy zespołowej i kontrolę realizacji celów organizacji. Tu każdy z pracowników ma przypisane do siebie taski i subtaski wraz ze wskazaniem deadlinu. Przypisywanie osób natomiast sprawia, że najważniejsze informacje – w tym feedback – są bezpośrednio przekazane osobie odpowiedzialnej. 

Gdzie tu oszczędność czasu? 

W Asanie mamy czytelny dashboard, a zerknięcie do niego zajmuje nam dosłownie sekundy – nie trzeba przeszukiwać poczty czy dysku, dzwonić do innych pracowników z pytaniem, gdzie znajdują się konkretne dokumenty, bowiem można je załączyć do zadania.

To także narzędzie, w którym odpowiedzialność za powierzone zadania jest niezwykle klarowna – widać w nim całą korespondencję, zatem już nikt nie będzie mógł tłumaczyć się zapominalstwem czy niemożnością wyszukania przypisanego zadania. Kultura organizacyjna staje się przejrzysta – zarówno dla menedżerów, jak i pracowników liniowych!

Przed Asaną nie mieliśmy scentralizowanego narzędzia, co tworzyło dezorganizację. Nie wiedzieliśmy, nad czym kto pracował, chyba że był  bezpośrednio pytany, ale odpowiedź nie zawsze przychodziła na czas. W tej chwili wszystkie nasze zespoły mają jedno źródło – i jest to Asana.

Paula Ximena Mejia Head of Marketing Ops and Partnerships Wix

Skąd taki pozytywny feedback? 

Policzmy sobie czas stracony na wyszukiwanie dokumentów, przegląd maili, wreszcie wszystkie statusy, spotkania – okazuje się, że pochłaniają one około 26% czasu tygodniowego pracownika! To te godziny, które mógłby poświęcić na wykonanie swoich obowiązków czy podniesienie swoich kompetencji. 

26% więcej czasu tygodniowo to jak dodatkowy pracownik na ¼ etatu!

Asana pozwala także na dopasowanie zespołów w celu… zaoszczędzenia czasu. Narzędzie zarządzania pracą aż w 58% poprawia zdolność zespołu do osiągnięcia postawionych celów i realizacji zadań indywidualnych. Ułatwia dotrzymania ważnych terminów, które mają wpływ na dalsze zadania projektowe – zwraca na to uwagę aż 42% pracowników umysłowych, którzy zdają sobie sprawę, że niedotrzymanie deadlinów ma często poważne konsekwencje dla całej organizacji.

79% użytkowników Asany zauważa, że po wprowadzeniu tego narzędzia byli w stanie wykonać więcej pracy, a to przecież wydajność pracowników jest dla pracodawcy bezpośrednim zyskiem: może on wprowadzić nowe projekty, dzięki którym jego firma ma dodatkowy przychód.

Co ciekawe, wprowadzenie narzędzi do zarządzania pracą ma też bardzo pozytywny wkład w tworzeniu przyjaznej atmosfery w firmie. Aż 92% użytkowników jest zadowolonych ze swojej pracy! Zaś blisko 70% uważa, że platformy jak Asana sprawiają, że organizacje są bardziej atrakcyjne dla potencjalnych pracowników, pozwalając również na redukcję szkoleń nowych pracowników.

Śledziliśmy pół tuzina przepływów pracy osobno. Wspaniale było połączyć je w Asanie i zobaczyć, jak się ze sobą zazębiają, jak są od siebie zależne – nie było to możliwe w arkuszu kalkulacyjnym. 

Michael Singer Content Operations Director, Discovery Inc

Te opinie użytkowników pokazują, że lepsze i bardziej przejrzyste zarządzanie projektami jest potrzebne – nie tylko aby podnieść wydajność, ale przede wszystkim morale, dzięki przejrzystości i dobrym podziale odpowiedzialności za powierzone zadania.

Czym jest przejrzystość w zarządzaniu projektami?

Kluczem do zrozumienia przejrzystości w każdej organizacji jest świadomość, że wbrew pozorom każdy ma ten sam cel. Ostateczny zarobek jest wypadkową: zadowolenia klientów, ale także samych pracowników, którzy dobrze radzą sobie z wykonywaniem obowiązków.

Aby pracownicy dobrze realizowali zadania, muszą wiedzieć, kto i za co jest odpowiedzialny, co dokładnie ma zrobić i na kiedy. Nawet w przypadku pracy kreatywnej zadaniowość jest niezbędna – sprawia, że powierzone obowiązki stają się przejrzyste, a to z kolei prowadzi do redukcji stresu, dezorientacji, ale przede wszystkim pozwala na ustalenie priorytetów pracy, a te jak wiadomo – też bywają zmienne.

Asana pozwala zawrzeć wszystkie te informacje – łącznie z cennym feedbackiem – w jednym miejscu, dzięki czemu pracownik może spokojnie zająć się swoimi obowiązkami. Co ważne – także z punktu widzenia pracodawcy – każde zadanie w Asanie ma estymację czasową, co pozwala na szybkie zorientowanie się w wycenie danego projektu, a także ułatwia podejmowanie decyzji o jego rentowności.

Czego potrzebujesz do optymalnego wdrożenia Asany?

Wielu przedsiębiorców myśli, że wprowadzenie dobrego narzędzia sprawi, że firma będzie działać perfekcyjnie. Niestety to powszechne podejście jest nie tylko stratą pieniędzy, ale także czasu samych pracowników, którzy dopiero wdrożyli się w platformę.

Kluczowa jest ADAPTACJA. Umiejętność dopasowania Asany, podobnie jak każdego innego narzędzia do:

• charakteru biznesu,
• obecnego przepływu pracy,
• celów,
• silnych stron zespołu,
• najsłabszych stron zespołu.
• regularnych procesów.

Przeniesienie narzędzia jeden do jednego – skopiowanego modelu z innej organizacji – jest nie tylko kiepskim rozwiązaniem, ale dodatkowo może wprowadzić problemy z przepływem informacji, stać się kolejną przyczyną frustracji wśród pracowników i znów – obniżyć rentowność przedsiębiorstwa. Jak zatem dopasować Asanę do swojej organizacji?

Charakter biznesu

Zupełnie inaczej z Asany będą korzystać agencje marketingowe niż na przykład studia zajmujące się produkcją gier video. W obu przypadkach jest to narzędzie bardzo dobre do optymalizacji pracy, jednak podejście do pracy, a także rodzaj działań projektowych są zupełnie inne.

Agencja marketingowa prowadzi wielu klientów i to im dedykowane powinny być dashboardy, do których dostęp mają nie tylko pracownicy bezpośrednio przydzieleni do projektów, ale także osoby, które w każdej chwili mogą stanowić zastępstwo – pozwoli im to na szybsze wdrożenie się, ale także na działania doraźne w sytuacjach awaryjnych.

Ciekawym przykładem jest tu praca zespołowa – osoba odpowiedzialna za client service nie zawsze wie, na jakim etapie są poszczególne zadania. Czy wykonane zostały grafiki, a jeśli nie – na kiedy będą? Czy media plan został już wyceniony i zaakceptowany? Aby poznać odpowiedzi na te pytania, najczęściej dochodzi do długiej wymiany mailowej lub telefonicznej Tymczasem dzięki Asanie Account można po prostu zerknąć na dashboard, by wiedzieć, jaką odpowiedź dać klientowi i w razie potrzeby zmienić priorytety zadań na potrzeby zleceniodawcy.

Asana daje także możliwość ocenienia Project Managerom, który z ich pracowników jest obłożony pracą, a który ma wolne moce przerobowe. Dzięki temu praca rozłożona jest równomiernie i przede wszystkim z korzyścią dla pracowników.

W przypadku specyficznej pracy w studiu gier, Asana jest doskonałym narzędziem do określenia milestonów – czyli etapów pracy, które pozwalają na pokazanie w części gotowego projektu – potrzebnych wydawcom. Znacznie upłynnia pracę całego zespołu, szczególnie że to branża, w której część pracowników pracuje zdalnie.

W takim przypadku dashboard dzieli się na projekty, które są milestonami – poszczególne zadania natomiast zlecane są przez pracowników, którzy muszą wykonać ostatnie zadanie. Przykładowo Game Designer zleca przygotowanie animacji i ustawia to w subtasku. Animator dodaje kolejny subtask dla Grafika. Opis całego taska jest jasny, wiadomo skąd ewentualne opóźnienia i kto ponosi za nie odpowiedzialność.

Daje to wydawcy czy producentowi informacje, gdzie jest najsłabsze ogniwo, gdzie potrzebne jest wsparcie, a tym samym pozwala na naprawę tzw. wąskich gardeł.

Asana w rękach Freelancera to również zupełnie inne wykorzystanie tego narzędzia. Ze względu na ilość indywidualnych projektów pozwala mu na dopasowanie swoich mocy przerobowych do ilości zleceń, ocenienie wyceny projektu, a także na priorytetyzację poszczególnych zadań. Dlatego tak ważne jest dopasowanie planera do charakteru własnego biznesu!

Przepływ pracy

Pracujemy w różnych modelach: w biurze, zdalnie czy hybrydowo. To sprawia, że również przepływ samej pracy jest zróżnicowany. Zupełnie inaczej będziemy planować zadania ze świadomością, że wszyscy pracownicy są w biurze od 8 do 16, a inaczej gdy część pracuje w wybranych przez siebie godzinach. Aby zapewnić ciągłość pracy, udostępnienie Asany wszystkim pracownikom jest niezwykle istotne.

Posłużmy się tutaj przykładem agencji marketingowej – zleca ona grafikę, ale także tekst do współpracowników, którzy pracują w wybranych przez siebie godzinach. Zleceniobiorcy muszą jednak mieć wiedzę na temat potrzeb klienta, ale także wytyczne. Mając dostęp do Asany, mogą te informacje uzyskać, wykonać swoje zadania, natomiast Account, będąc w godzinach swojej pracy – po prostu wysyła je do zleceniodawcy.

Jednak mówiąc o przepływie pracy, nie możemy zapomnieć o typowej fluktuacji, która ma miejsce w wielu firmach bez względu na model biznesowy. Systematyzacja zadań w narzędziach służących do planowania zadań sprawia, że nawet nowy pracownik bez problemu odnajdzie się w projekcie – szybciej przejdzie przez onboarding, którego przebieg jest dobrze zaplanowany i zautomatyzowany dzięki Asanie.

Cele

Przed wdrożeniem narzędzia do swojej organizacji warto określić swoje cele. Dlaczego go potrzebujemy? Czy chodzi o lepsze zarządzanie projektami, zwiększenie wydajności pracowników? Lepszą estymację kosztów? A może znacznie bardziej przejrzysty harmonogram?

W przypadku organizacji ecommerce Asana może być idealnym narzędziem do ustalania promocji, ocenie ich rentowności, dzięki wykorzystaniu odpowiednich tagów, subtasków, systemu aprovali, czy milestonów. Co więcej, testując różne opcje planów marketingowych, możemy później bez problemu porównać wydajność poszczególnych rozwiązań i z powodzeniem stosować je ponownie, duplikując zadania w przyszłości.

Choć nadrzędnym celem każdej organizacji jest zwiększenie zysków, przed wprowadzeniem narzędzi takich, jak Asana warto wyznaczyć także cele poboczne – to one będą kamieniami milowymi, które nie tylko ułatwią wdrożenie planera, ale też pomogą w realizacji celu głównego.

Najsilniejsze strony zespołu

Pragniemy wierzyć, że jesteśmy dobrzy we wszystkim – to jednak prawie niemożliwe. Podobnie jest z pracownikami w organizacji – każdy z nich ma lepsze i słabsze strony. Zalicza się do nich szybkość pracy, dokładność, czy kreatywność – wszystko zależy od charakteru samego pracownika, jak i kultury organizacji, bo to ona definiuje mocne strony osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie.

W ocenie mocnych stron przydatne są narzędzia, jak choćby test FRIS. Pomagają one zoptymalizować prace na projektach, a także wydobyć z pracowników te cechy, które faktycznie mogą przyczynić się do zwiększenia zysków. Również i w tym wypadku pomocna będzie Asana – bazując na testach predyspozycji, możemy ustalić kolejność działań, a na koniec sprawdzić rezultaty wprowadzonych zmian – czy faktycznie wpłyną one na optymalizację pracy poszczególnych członków zespołu.

Słabe strony zespołu

Mówiąc o słabych stronach zespołu, nie mamy na myśli  tylko i wyłącznie kompetencji. To także zaangażowanie oraz ilość pracowników, która przypada na dany projekt. Znając te problemy, dużo łatwiej ustawić nam zadania i ustalić ich priorytety.

W przypadku, gdy brakuje nam pracowników, staramy się tak ustawić działania, aby  wykorzystać w jak największym stopniu kompetencje poszczególnych osób. Za pomocą Asany możemy to monitorować – na bieżąco sprawdzać, czy dane zadanie jest odpowiednio wykonywane, czy przypadkiem nie należy znaleźć wsparcia.

Regularność procesów

Każda organizacja mierzy się powtarzalnością procesów, ale ze względu na charakter biznesu mogą się one od siebie różnić. To nie tylko wewnętrzne meetingi, ale także spotkania z kontrahentami czy standardowe podsumowanie działań.

Nie ma zatem nic dziwnego w tym, że Asana tak dobrze pasuje do modelu biznesowego IT, PR, logistyki, usług, ecommerce czy właśnie marketingu, gdzie pomimo licznych projektów, często różnych – wciąż zachodzi pewna regularność poszczególnych procesów.

Dopiero rzetelna odpowiedź na te pytania pozwoli na indywidualne dopasowanie narzędzia do potrzeb organizacji. Oczywiście – pewne elementy będą powtarzalne, jednak o sukcesie Asany decyduje jej elastyczność.

Aby pozostać konkurencyjnym na dzisiejszym rynku, musimy być bardziej zwinni, elastyczni i gotowi do szybkiego reagowania na zmieniające się potrzeby klientów. Asana zapewnia nam przejrzystość i strukturę, której potrzebujemy, by robić to dobrze. 

Marius Knapp, Agile Transformation Team Viessmann

Jedno narzędzie – trzy plany! Który pasuje najlepiej do Twojej organizacji?

Czasami, wprowadzając znaczące zmiany w organizacji, decydujemy się na zakup najwyższego pakietu. Tymczasem nie zawsze jest on nam potrzebny. Asana daje do dyspozycji pakiet free, premium oraz business.

W przypadku działania na własny użytek – szczególnie wśród freelancerów, którzy chcą uporządkować swoją pracę, wystarczająca będzie darmowa wersja, którą można pobrać także jako aplikację na telefon, dzięki czemu najważniejsze informacje będziemy mieć zawsze pod ręką. 

Warto jednak poznać funkcjonalności wyższych pakietów, by przekonać się, czy nie wpłyną one pozytywnie na optymalizację poszczególnych projektów, w tym ich rentowność.

Większe organizacje zdecydowanie więcej funkcjonalności wpływających na wydajność pracowników znajdą w wyższych pakietach. Bez względu na rodzaj pakietu, każdy z użytkowników Asany otrzymuje wgląd do dashboarda, w którym może określić pożądane przez siebie funkcje. Jest on niezwykle intuicyjny, co jest właśnie głównym powodem zadowolenia pracowników, którzy korzystają z planera na co dzień. Pakiet premium dodatkowo pozwala na:

• Wprowadzenie systemu formularzy w dowolnych etapach projektu czy rozwoju biznesu. To prosta forma rejestrowania odpowiedzi w dowolnym projekcie. Praktyczny sposób zbierania informacji, minimalizacji konfliktów, automatyzacji procesów, ale przede wszystkim optymalizacji czasu!
• Rozszerzanie danych dopasowanych do własnego modelu biznesowego – tagi wpisujące się w kulturę organizacyjną to istotny element służący szybkiej komunikacji. Jest też niezwykle czytelny, co znów wpływa korzystnie na optymalizację czasu pracowników za sprawą priorytetyzacji zadań oraz przejrzystości wszystkich zadań i informacji.
• Budowanie sekwencji, które są wynikami innych zadań. Funkcja ta pozwala na oznaczenie zadań zależnych, zatem nie ma obaw, że pracownicy zdublują się w pracy lub będą musieli nanosić kilkukrotnie poprawki – to bardzo ważne, szczególnie gdy dotyczą współpracy kilku zespołów. Ogromną korzyścią jest tu prawidłowa priorytetyzacja zadań, ale także zwiększenie efektywności pracy zespołowej.
• Ustalenie deadlinów na… rozpoczęcie pracy! Jak prosta i ważna jest to funkcja wie każdy, kto pracował nad dużym projektem. Dzięki dokładnej dacie rozpoczęcia pracy nad danym zagadnieniem, mamy pewność, że zostanie ona wykonana na czas, zadania są precyzyjnie zaplanowane, a zatem przysłowiowe “zawalenie terminów” może niebawem przejść do lamusa.
• Utworzenie reguł, które automatyzują między innymi ręczne przypisywanie zadań. To doskonałe usprawnienie rutynowych zadań, które znacznie optymalizuje czas pracy.
• Wyświetlenie dowolnego projektu w widoku osi czasu, dzięki czemu masz pełną kontrolę nad projektem, jesteś w stanie szybko określić terminy i dokonać ewentualnych zmian w priorytetach poszczególnych zadań.
• Dodanie nowych technik zarządzania, dopasowanych do modelu biznesowego, dzięki czemu możesz dobrać je do indywidualnych potrzeb zespołu.
• Zaadaptowanie Asany do własnego modelu biznesowego dzięki możliwości wprowadzenia niestandardowych projektów. Mogą one zostać dobrane indywidualnie do potrzeb zespołów lub poszczególnych pracowników, co znów korzystnie wpłynie na optymalizację i wydajność.
• Utrzymanie motywacji zespołu poprzez określenie milestonów – to te kluczowe momenty projektów pozwalają na zachowanie wysokiego morale wśród pracowników, ale również są ważne dla Ciebie – to wtedy możesz ocenić, jak przebiega praca nad całym projektem i które elementy będą wymagały poprawy na dalszych etapach prac!
• Szczegółowy przegląd każdego projektu, który toczy się w Twojej organizacji. To doskonały sposób by pokazać klientom czy inwestorom postęp prac, ale także okazja do określenia nowych celów czy rozmów indywidualnych z poszczególnymi członkami zespołów.
• Kontrolę postępu poprzez pulpit nawigacyjny, w którym znajdziesz wykresy, wizualizacje graficzne. Dzięki temu znacznie szybciej będziesz mógł przygotować prezentację czy wyciągnąć dane potrzebne do rozmów ewaluacyjnych.
• Szersze możliwości wyszukiwania dzięki zaawansowanej funkcjonalności, dzięki której szybko odnajdziesz przypisane do siebie zadania. Będzie to bardzo pomocne w komunikacji z innymi członkami zespołu, ale także w priorytetyzacji własnych zadań. 

Pakiet premium to doskonała opcja dla wszystkich, którzy mierzą się z dużą ilością projektów – pozwala na optymalizację czasu oraz automatyzację, dzięki której samo zadowolenia z pracy znacznie wzrośnie.

Wdrożenie Asany – razem raźniej

Wdrożenie Asany do organizacji nie jest trudne, ale wymaga odpowiedniego przygotowania. Można zrobić to samemu, ale cały proces będzie przebiegał zdecydowanie szybciej i bardziej efektywnie z pomocą specjalistów. 

W Polsce wyłącznym partnerem Asany jest Remote Sensei. Dzięki doświadczeniu we wdrażaniu narzędzia w organizacjach takich, jak Veolia, Bank PKO Leasing czy Play, odpowiedni model adaptacji dostosowany jest do indywidualnych potrzeb oraz do kultury organizacyjnej. Najczęściej proces przebiega w trzech krokach, choć coraz większe doświadczenie w działaniu na polskim rynku sprawia, że jest on ciągle dostosowywany do potrzeb rynkowych.

Czym są te trzy kroki? 

To:

Dlaczego to takie istotne? 

Modele biznesowe i potrzeby poszczególnych przedsiębiorstw są różne – przełożenie funkcjonalności jeden do jednego przyniosłoby odwrotny skutek do zamierzonego.

Strategia

Pierwszy etap wdrażania Asany ma na celu zrozumienie charakteru biznesu, potrzeb organizacji, ale również poszczególnych członków zespołu. To czas, w którym kluczowe znaczenie ma poznanie i zrozumienie problemów strukturalnych, kulturowych oraz interpersonalnych. Kluczem jest analiza wszystkich procesów zachodzących w firmie i znalezienie ich wspólnego mianownika, dzięki któremu można dokonać prawidłowej optymalizacji pracy z wykorzystaniem Asany.

Transformacja

Transformacja to inaczej implementacja Asany do firmy i synchronizacja z pozostałymi narzędziami, które obecne są w organizacji. W tym czasie przedsiębiorstwo jest cały czas wspierane, by cele założone na etapie strategii mogły zostać osiągnięte w jak najszybszy i najdokładniejszy sposób. Wdrażane są nowe procedury, ale także procesy, dzięki którym wydajność pracy i samych pracowników stale rośnie.

Rezultatem tego etapu jest nie tylko umiejętne korzystanie z Asany przez każdą osobę w organizacji, ale także świadomość najlepszych praktyk zarządzania zadaniami, projektami i pracą. 

Utrzymanie kierunku zmian

Jesteśmy tylko ludźmi i lubimy wracać do starych nawyków. Chyba nie oczekujesz, że każda osoba w organizacji z łatwością i precyzją odnajdzie się na Asanie od pierwszego dnia? 

Potrzeba czasu, aby efektywnie poruszać się w tym środowisku. W tym etapie następuje stałe rozwiązywanie problemów, które nastąpiły po wprowadzeniu Asany, a także oswojenie pracowników z nowym narzędziem, które przeprowadziło małą rewolucję w optymalizacji pracy.

Jeśli zależy Ci na dobrej organizacji pracy, optymalizacji procesów poprzez dopasowanie Asany do swoich potrzeb, umów się na spotkanie ze strategiem już teraz. Spotkasz się z praktykami, którzy przez ostatnie cztery lata dokonali transformacji wielu spółek, dzięki czemu doskonale wiedzą, jak ważna jest analiza potrzeb i celów organizacyjnych.

Asana wywarła duży wpływ na twórczość Vox. Nie wiem, jak byśmy to zrobili, gdybyśmy nie posiadali scentralizowanego narzędzia. Mówiąc szczerze – prawdopodobnie nie dotarlibyśmy do tego miejsca w świecie biznesu, w którym jesteśmy teraz. 

Corri Skinner Executive Director, Client Success Vox Media

Oszczędność czasu, która procentuje!

Pierwsze efekty wprowadzenia Asany do organizacji będą widoczne bezpośrednio po 2 etapie. To wtedy uczestnicy projektu poznają pełną moc Asany i zaangażują się w przeprojektowywanie dotychczasowych systemów pracy. Przy wysoce jakościowym leadership i managemencie, zmiana ta, może być jedną z bardziej znacząco wpływających na rozwój biznesu! Dalej będzie już tylko lepiej i szybko zauważysz wyższe morale i zwiększenie ogólnej wydajności zespołów.  

Zaoszczędzony czas może zostać przeznaczony na nowe projekty, ale także na naukę – podnoszenie kompetencji pracowników jest przecież niezwykle ważne, aby zachować odpowiednią konkurencyjność na rynku. Przykładem niech będzie tu Autodesk, jedna z największych firm IT na świecie, która w rok zmniejszyła mailową koordynację projektów o 75%, dwukrotnie zwiększyła miesięczną wydajność, co pozwoliło organizacji na wprowadzenie kolejnych, 7 języków pomocy. Ten wynik to jeden z wielu (opisanych w tym artykule) dowodów na to, że wdrożenie Asany jest rewolucyjnym krokiem inicjującym poprawę jakości pracy, nie tylko w erze pracy zdalnej. 

Jeśli wiesz, że możesz na tym skorzystać – umów się na spotkanie ze strategiem.