Jak poprawnie budować listę zadań i uporządkować swoje życie

Jak poprawnie budować listę zadań i uporządkować swoje życie

Zarządzać sobą w czasie można na wiele sposobów. Każdy z nas jest inny i inne narzędzie będzie dla niego najlepsze. Jednym z najbardziej znanych sposobów zarządzania sobą w czasie jest lista zadań. Wydawać by się mogło, że jest to najprostszy sposób, ale jak się okazuje źle sporządzona lista zadań zamiast przynieść wymierne korzyści może oddalać nas od ustalonego celu i przynieść tylko frustrację i poirytowanie. Jak więc zbudować taką listę, aby osiągać jak najlepsze rezultaty. Oto poniżej przedstawiam kilka rzeczy, na które koniecznie musisz zwrócić uwagę, jeżeli chcesz korzystać z takiej listy.

Zapisuj wszystko

Jednym z najważniejszych rzeczy, do których musi się przyzwyczaić użytkownik listy to systematyczne zapisywanie wszystkich zadań jakie wymagają jego uwagi.  Nie ma znaczenia jak duże, czy jak małe jest to zadania, ważne, aby znalazło się na takiej liście. Dzięki temu nawykowi nauczysz się mieć wszystko pod ręką i nic nie zostanie pominięte. W obecnych czasach istnieje wiele aplikacji, które pozwolą ci sprawnie sporządzać listę, dzielić ją na kategorie i projekty. Pamiętaj tylko jedną ważną zasadę. Wybierz jeden sposób lub jedną aplikację i się jej trzymaj. Siła listy tkwi w realizacji zapisywanych zadań a nie w ich zapisywaniu.

Wykorzystaj priorytety

Kiedy już nauczysz się zapisywać wszystkie zadania jakie masz do wykonania, musisz nauczyć się nadawać odpowiednie priorytety poszczególnym zadaniom. Nie raz będzie tak, że nie na wszystko co masz zapisane starczy ci czasu. Dlatego ważnym elementem jest abyś wiedział które najważniejsze zadania powinieneś wykonywać w pierwszej kolejności, aby cały projekt posuwał się do przodu.

Wykorzystaj hierarchię dla swojej listy

Kiedy na twojej liście znajduje się masę zadań, a do tego musisz prowadzisz równolegle kilka projektów to czas najwyższy wprowadzić hierarchię i uporządkować listę według odpowiednich kategorii. Utwórz sobie kategoria takie jak Projekt X, Projekt Y, Dom i Rodzina itp. W momencie, gdy wykonujesz Projekt X, miej przed sobą tylko zadania związane z tym projektem. Niech zadanie z listy „Zrób zakupy po pracy” nie dociąga twojej koncentracji nad projektem. Listę Dom i Rodzina otworzysz po skończonym dniu w pracy.

Określ termin wykonania zadania

Określanie terminu wykonania zadania pomaga bardzo mocno w organizacji. Dzięki temu łatwiej nam określić za co wziąć się w pierwszej kolejności. Pamiętaj jednak, aby określać realistyczne terminy zadań oraz dostosowane do czasu ich wykonania. Na samym początku możesz mieć trudności z wiedzą, ile czasu coś ci zajmie i możesz, albo zarezerwować za mało czasu albo wręcz odwrotnie, zarezerwować go za dużo. Nie przejmuj się tym za bardzo na starcie. Taka umiejętność oceniania czasu na zadania przychodzi z czasem.

Metoda SMART

Jeżeli zadania z twojej listy są bardziej rozbudowane niż „Kup mleko” wykorzystaj do ich zapisania metodę smart. Naucz się pisać tak swoje cele, aby były one specyficzne (Specific), mierzalne (Measurable), osiągalne (Achievable), realistyczne (Realistic) i terminowe (Timely).

Zapoznaj się bliżej z tą metodą i przećwicz tworzenie takich celów, aby taki sposób pisania wpadł ci w nawyk

Monitoruj swoje postępy

Częste przeglądanie listy nie tylko pozwala ci lepiej zorientować się jakie zadania masz jeszcze do wykonania, ale również może dawać zastrzyk energii. Kiedy skreślasz dane zadanie z listy i widzisz, ile już takich zadań zrobiłeś na pewno ucieszysz się ze swojej produktywności. Pamiętaj jednak, że lista jest głównie po to, aby moc zorganizować się w dążeniu do dużego celu, a nie popadać w spirale robienia jak największe ilości mało znaczących zadań.

Lista musi być elastyczna

Twoje lista zadań musi być elastyczna. To znaczy, że w każdej chwili każde zadanie może wypaść z listy, jeżeli zmieniają się priorytety. Czasem może się zdążyć, że dane zadanie, które wcześniej określiłeś jako mniej istotne, przybiera rangę zadania o najwyższym priorytecie. Musisz umieć dostosować swoją listę do takich zmian. Nie przejmuj się, jeżeli na początku ci to idzie miernie. Lista zadań to narzędzie, którego musisz nauczyć się obsługiwać, a wiedza o tym jak to robić przychodzi z czasem. 

Lista zadań jest naprawdę skutecznym narzędziem w wykonywaniu swoich obowiązków i zarządzaniu sobą w czasie, jednak jej obsługi musisz nauczyć się tak samo jak obsługi każdego innego narzędzia w swoim życiu. Nie daj się odrzucić pierwszym frustracjom jakie przychodzą podczas tworzenia takiej listy. W raz z czasem znajdziesz idealny miejsce i idealne projekty, dla których możesz użyć listy zadań, a zobaczysz, że poprawne jej użycie skutkuje naprawdę dużymi rezultatami w zarzadzaniu sobą w czasie. Nie bój się eksperymentować z listą i dostosowywać jej do własnych potrzeb, a powyższe zasady potraktuj raczej jak wskazówki jak można taką listę budować. Życzę ci powodzenia i jeżeli masz jakieś swoje uwagi i propozycję odnośnie do budowania takiej listy nie zapomnij do mnie o tym napisać.

Aplikacje do uporządkowania życia i planowania listy zadań:

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Promocja na wszystkie kursy online!

Zajrzyj do zakładki "Kursy Online" i sprawdź najlepsze promocje na kursy o grafice i fotografii, marketingu, zarabianiu przez Internet, IT i AI. Zapraszamy!

Promocja na kursy online!
1