Koszty firmy 2019/2020 - 100 pomysłów na koszty firmowe!

Koszty firmy 2019/2020 - 100 pomysłów na koszty firmowe!

Prowadząc własną firmę jednoosobową czy inną formę działalności(np. spółkę) jest możliwość obniżenia podatku dochodowego. Wszystko na podstawie kosztów uzyskania przychodu. Jakie jednak koszty firmowe można uwzględnić. I co należy uczynić, aby były one zgodne z aktualnymi przepisami? Poniżej krótkie wyjaśnienie na ten temat i ponad 100 pomysłów na koszty firmy. Zapraszam!

Poznaj dostępne koszty firmy, obniż podatek dochodowy i dbaj o dalszy rozwój swojej firmy!

Koszty firmy - czym tak naprawdę są?

Koszty firmy stanowią wydatek związany z pozyskiwaniem przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej bądź wydatki dotyczące zabezpieczenia źródła tych przychodów. Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany wykazać w Urzędzie Skarbowym(na podstawie składanych deklaracji podatkowych), jak dany koszt firmowy(wydatek) wiąże się z prowadzoną działalnością.

Nie można więc od tak zaliczy wszystkich wydatków w koszty firmowe!

Poza zdrowym rozsądkiem(który podpowiada, by koszt firmowy był związany z firmą) należy jeszcze uwzględnić aktualne przepisy, które informują, jakich wydatków nie możemy zaliczyć do kosztów firmowych. Wiele na ten temat dowiemy się z Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tam ukazana jest lista wydatków, której nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu(nawet, jeśli wydają się logiczne dla podatnika). Wystarczy, że w Google wpiszesz hasło "Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych" a odnajdziesz aktualny plik PDF ze strony rządowej. Właśnie tam możesz przeanalizować te kwestie kosztów uzyskania przychodów firmy.

Podczas kontroli skarbowej(która może się zdarzyć w Twojej firmie) urzędnik może domagać się udowodnienia, jak dany wydatek spełnia powyższe warunki.

Dlaczego warto generować wysokie koszty firmowe?

Im wyższe koszty firmy, tym niższy podatek dochodowy. Jeśli więc prowadzimy działalność na zasadach ogólnych bądź liniowo, to szczególnie powinniśmy się tym zainteresować. Wymaga to jednak nie tylko zaliczenia pewnych wydatków do kosztów firmy. Ale również właściwego udokumentowania takich kosztów firmowych. Jak należy to uczynić?

Jak udokumentować koszty firmowe?

Aby dany wydatek zaliczyć do kosztów firmy, musimy od sprzedawcy uzyskać pewien dokument, na przykład:

  • faktura VAT
  • faktura bez VAT
  • rachunek
  • bilety na trasy powyżej 50 km(z NIP-em sprzedawcy)
  • umowy i rachunki do umów
  • dowody poniesionych opłat pocztowych
  • dowody zapłaty za przejazdy autostradą
  • dowody wewnętrzne sporządzane samodzielnie bądź przez biuro rachunkowe(np. za różnice kursowe, diety podczas podróży służbowych)

Wiesz już, jak dokumentować koszty firmowe. Ale, jakie wydatki możesz uwzględnić, aby obniżyć podatek dochodowy? Poniżej cała lista popularnych kosztów firmowych!

1. Koszty firmowe - Utrzymanie biura

Czynsz i media

Nie ma znaczenia czy posiadasz biuro czy masz siedzibę swojej firmy w mieszkaniu bądź domu. Możesz do kosztów firmowych zaliczyć opłaty mieszkaniowe(czasami ich część, jeśli użytkujesz tylko 1 pomieszczenie na biuro, wtedy musisz określić, jaki jest to procent przestrzeni w porównaniu z powierzchnią całego mieszkania. Musisz jednak pamiętać, że gdy starasz się o zaliczenie części takich opłat mieszkaniowych, to automatycznie możesz być narażony na wyższy podatek do nieruchomości.

Zdarza się, że wynajmujemy mieszkanie i rachunki mieszkaniowe są wystawiane na właściciela nieruchomości. W takim momencie dokumentem potwierdzenia takiego kosztów(poza uzyskiwaną fakturą lub rachunkiem) okazuje się umowa wynajmu(z której wynika, że przedsiębiorca opłaca czynsz mieszkaniowy i media(woda, prąd itp.).

Meble biurowe

W biurze potrzebujemy pewnych mebli, jak biurka, fotela, krzeseł, stolika, kanapy i wielu innych. Wszystko zależy od jego przeznaczenia. Ale warto pamiętać o rozsądku w koszcie takich mebli biurowych, ponieważ gdyby uznać je za meble reprezentacyjne, to nie mogą one zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu(np. skórzany fotel gabinetowy za kilkanaście tysięcy zł).

Drzwi i okna

W biurze można decydować się na wymianę drzwi i okien. Wliczenie tego w koszty firmowe zazwyczaj nie wzbudza wątpliwości urzędów skarbowych.

Akcesoria do biura

W biurze możemy potrzebować wielu akcesoriów, na przykład(długopisy, ołówki, papier, kalendarze, notatniki, tablice, karteczki itp.). Natomiast nie można tutaj wliczać kosztów reprezentacyjnych(np. drogie pióro).

Remont biura

Gdy biuro jest remontowane, to wszelkie koszty wchodzące w skład wydatków za remont można uwzględnić(np. koszty materiałów budowlanych, koszty usług wykończeniowych). Jeśli firma jest prowadzona w mieszkaniu, to do kosztów remontowych zaliczane są tylko te wydatki, które dotyczą remontu danego pomieszczenia przeznaczonego do biura. Nie możemy więc zrobić remontu całego domu lub mieszkania i wliczyć to w koszty firmy.

Abonament za telefon i Internet

Telefon i Internet można wykorzystywać na poczet prowadzonej działalności gospodarczej. Jednak problem może pojawić się, gdy posiadamy telefon(stacjonarny lub komórkowy) prywatny, który wykorzystujemy także w firmie. Dlatego znacznie lepiej, gdy posiadamy osobny telefon i Internet na firmę(wtedy można postarać się o jeszcze lepszą szybkość Internetu, co na pewno okaże się przydatne w przypadku każdej firmy).

Do kosztów firmowych można zaliczyć także wydatki związane z "dekoracją wnętrza" biura. Mowa tutaj o przedmiotach typu doniczki z kwiatami, obrazy, plakaty. Ale także tutaj elementy dekoracji nie mogą posiadać charakteru reprezentacji(czyli drogie dzieła sztuki, rzeźby i obrazy, które zazwyczaj kosztują kilka tysięcy zł).

Środki czystości

Wszelkie środki czystości, chusteczki i ręczniki wykorzystywane do sprzątania biura i jego utrzymania można wliczyć do kosztów firmy. Podobnie traktujemy wydatki poświęcone na urządzenia do czyszczenia(np. odkurzacz itp.) czy narzędzia do czyszczenia(szufelki, miotły, mopy, wiadra, ściereczki itp.). Ale szczególnie wtedy, gdy biuro / siedziba firmy, jest dostępna także dla naszych Klientów (np. salon kosmetyczny, fryzjerski itp.).

Także usługi zewnętrzne dotyczące utrzymania czystego wyglądu biura(np. usługi firmy sprzątającej, specjalistyczne usługi czyszczące) można wliczyć do kosztów firmy.

Elektronika i akcesoria

Na firmę można zakupić komputery, laptopy, tablety i akcesoria do nich(np. myszki, głośniki, klawiatury, mikrofony itp.) plus oprogramowanie. Dodatkowo można wliczyć w koszty uzyskania przychodu wydatki na takie urządzenia biurowe, jak: telefony komórkowe i abonament za nie, drukarki z akcesoriami, sprzęt wielofunkcyjny, drukarka, skaner, aparat fotograficzny i kamera z akcesoriami(np. statywy, futerały, lampy błyskowe, karty pamięci, obiektywy), sprzęt audio i telewizory(można także wliczyć abonament telewizyjny). Warunek, aby takie koszty zaliczyć jako firmowe, to wydatki te muszą mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

W przypadku komputerów, można posiadać ich kilka, nawet gdy prowadzimy jednoosobową działalność. Jeden komputer może być typowo biurowy, stacjonarny, a pozostałe wyjazdowe. Także w przypadku monitorów nie musimy ograniczać się do jednego, ale czasami potrzebnych jest nam kilka (np. pewni programiści uwielbiają pracować na 3/4 monitorach).

Do kosztów firmowych wliczyć można naprawy, serwis i wymianę części w takich urządzeniach.

Inna akcesoria elektroniczne, które można wliczyć do kosztów firmy to: pamięć USB, zewnętrzne napędy, słuchawki, kamera internetowa, torba na laptop, power bank, dodatkowe baterie do laptopów. W dbaniu o taki sprzęt możemy pozwolić sobie na zakup specjalnych środków do pielęgnacji(np. ściereczki, szmatki, sprężone powietrze, środki do czyszczenia monitora), na które warto uzyskać fakturę na firmę. I dzięki temu ponownie zmniejszamy wysokość płaconego podatku dochodowego.

2. Koszty firmowe - Edukacja, kursy i szkolenia

Rozwój przedsiębiorców można wliczyć w koszt firmowy. Ale tylko wtedy, te wydatki są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Popularne edukacyjne koszty firmowe to:

  • książki i czasopisma branżowe
  • szkolenia, warsztaty, studia podyplomowe
  • kursy językowe
  • konferencje naukowe
  • czytnik e-booków

Zachęcam, aby wykorzystać moje Kursy online o SEO, WordPress, Pracy zdalnej i Biznesie online, na które możesz otrzymać Fakturę VAT. Zapraszam!

3. Koszty firmowe - Elektronika

Sprzęt komputerowy, tablety, akcesoria

Wszelki sprzęt komputerowy(laptopy, komputery stacjonarne) oraz akcesoria(myszki, klawiatury, tablety) można wliczyć w koszty firmowe. Jeśli jednak pewne urządzenie jest warte powyżej 10 tysięcy zł, to podlega ono kosztom amortyzacji. Można tutaj zastosować amortyzację jednorazową lub liniową(co miesiąc pewna część). Wszystko zgodnie z przepisami dotyczącymi Amortyzacji.

Oprogramowanie

Uwzględnia się wszelkie koszty oprogramowań o charakterze ogólnym(np. pakiet office, system operacyjny Windows czy iOS) oraz programów specjalistycznych(Corel, Photoshop itp., które można uwzględnić przy danym charakterze działalności gospodarczej). Gdy koszt zakupu oprogramowania czy programu wynosi ponad 10 tysięcy zł, to należy zastosować tutaj przepisy Amortyzacji.

Do kosztów firmy udaje się wliczyć aplikacje i oprogramowanie dostępne w chmurze, instalowane na urządzeniach pc i laptopach oraz na urządzenia mobilne. Są to na przykład: programy biurowe do tworzenia tekstów i tabelek(np. Office), programy graficzne(np. Photoshop), programy do komunikacji, programy specjalistyczne, programy CRM ułatwiające zarządzanie i organizacje czasu pracy, programy optymalizujące pracę komputera, programy marketingowe, programy do archiwizacji dokumentów i tworzenia faktur, antywirusy oraz wiele innych. Aby dane programy czy oprogramowanie zaliczyć do kosztów firmy, musimy posiadać logiczne uzasadnienie, do czego ich używamy i jak zapewniają nam uzyskiwanie dochodów.

Inne elektroniczne koszty firmowe:

  • drukarki, skanery i akcesoria(np. tusz, papier)
  • aparaty fotograficzne, kamery i akcesoria(futerały, statywy, karty pamięci, lampy błyskowe, obiektywy)
  • sprzęt audio i telewizory
  • abonament RTV i abonament radiowy(gdy urządzenia typu telewizor i radio są dostępne dla klientów w siedzibie firmy)

4. Koszty firmy - Promocja + Marketing

Wizytówki i Logotyp

Projekt i realizacja logotypu oraz wizytówek wiąże się z wieloma kosztami. Coś takiego przygotowuje dla nas pewna firma graficzna, drukarnia czy agencja interaktywna. Otrzymując odpowiednie dowody zakupu(np. Fakturę) jesteśmy w stanie te wydatki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Strona internetowa + Pozycjonowanie w Internecie

Stworzenie strony internetowej, od A do Z oraz wszelkie wsparcie związane ze stroną(także hosting, domena) plus wszelkie koszty Pozycjonowania w Internecie i zamawiania Tekstów na stronę internetową czy do innych działań marketingowych. To wszystko również można wliczyć w koszty firmowe.

Można wliczyć także koszty dotyczące zakupu: płatnych wtyczek, hostingu, backupa, aktualizacji, motywy, projektów i zmian na stronie www.

Reklama zewnętrzna, prasowa, radiowa i telewizyjna + Internetowa

Wszystkie formy reklamy firmy można wliczyć w koszty uzyskania przychodu. Do reklamy internetowej można zaliczyć: reklamę displayową, płatne ogłoszenia, Google Adwords i Facebook Ads czyli reklamę sponsorowaną, sieci afiliacyjne, reklama w Social Media, e-mail marketing itp.

Inne formy reklamy internetowej, które można wliczyć w koszty firmy to: publikacje sponsorowane(artykuły), testy produktów(np. zlecane blogerom), zakup gotowych zdjęć i filmów, miejsce w katalogach internetowych(dawniej skuteczna metoda pozycjonowania, która aktualnie nie jest tak istotna dla Google).

Prezenty i upominki dla Klientów

W ramach skutecznej promocji firmy wykorzystuje się wręczanie im prezentów i upominków za darmo. Są to najczęściej prezenty firmowe o niewielkiej wartości, które posiadają charakter reklamowy, jak: długopisy, kubki, pióra, breloki itp. Nie ma możliwości wliczenia do kosztów uzyskania przychodów drogich i prestiżowych prezentów(na których może pojawiać się logo firmy), ponieważ spełniają one już charakter reprezentacyjny.

Pamiętaj: wręczanie prezentów i upominków firmowych może wymagać od przedsiębiorcy zapłacenia podatku VAT liczonego od ich wartości. Dzieje się tak, gdy koszt jednorazowego zakupu prezentu wynosi ponad 10 zł bądź całość wręczonych prezentów jednej osobie w danym roku przekracza kwotę 100 zł. Jeśli dochodzi do takich sytuacji, to właściciel firmy jest także zobowiązany prowadzić ewidencję z danymi obdarowanych osób.

5. Koszty firmowe - Podróże i Transport

Podróże służbowe

Zawsze przedsiębiorca ma możliwość wliczenia kosztów podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast wliczenie takiej delegacji jest możliwe tylko wtedy, gdy jesteśmy w stanie udokumentować podróż służbową i jej związek z prowadzoną działalnością.

Transport

W czasie podróży służbowej jest możliwość uwzględnienia kosztów przejazdu dokumentowane rachunkiem lub fakturą(np. korzystając z taxi) bądź biletem(w przypadku podróży na odległość poniżej 50 km, z nazwą i NIP-em sprzedawcy, liczbą km, numerem, datą wystawienia, kwotą należności, podatkiem i kwotą podatku).

Pojazdy

Przedsiębiorca może wliczać do kosztów firmowych koszty utrzymania i użytkowania pojazdu(którego jest właścicielem lub współwłaścicielem). Może dotyczyć to nie tylko takich pojazdów, jak samochody, ale również motocykl, motorower lub skuter, rower i hulajnogę elektryczną. Gdy jesteśmy właścicielem pojazdu, to dobrze jest go wprowadzić do majątku firmy, co pozwala zmniejszyć koszty podatku dochodowego poprzez amortyzację(jednorazową lub liniową). Inna opcja, to możliwość użytkowania pojazdu do celów działalności bez wprowadzenia do firmy. Jest jeszcze opcja użytkowania pojazdu na podstawie umowy najmu, leasingu operacyjne czy umowy użyczenia. Koszty związane z tankowaniem takiego pojazdu, naprawą, zakupieniem i wymianą części(75% w przypadku pojazdów wykorzystywanych do celów firmowych i wprowadzonych do majątku firmy; 20% z faktury dla prywatnych pojazdów wykorzystywanych do celów firmowych, ale nie wprowadzonych do ewidencji środków trwałych) udaje się bez problemu wliczyć do kosztów firmowych. Naotmiast koszty paliwa wlicza się w sumie 75% lub 20%. Dodatkowo jest możliwość uwzględnienia kosztów ubezpieczenia komunikacyjnego(OC, AC i NNW). Dla samochodów osobowych można zaliczyć cały koszt ubezpieczenia OC i NNW, natomiast koszty ubezpieczenia AC pod warunkiem limitu do wartości 150 000 zł. Natomiast dla samochodów ciężarowych można wliczyć do kosztów uzyskania przychodu wszystkie opłaty związane z zakupem polis komunikacyjnych OC, AC i NNW. Możliwe, że pewne pojazdy posiadamy na leasing. W takim przypadku raty leasingowe można zaliczyć do kosztów firmowych(natomiast nie liczymy już odsetek od tych rat leasingowych, one są już księgowane w pełnej wysokości).

Noclegi

W kosztach podróży służbowej mogą pojawić się wydatki na noclegi. Wymaga to zatrzymania rachunku lub faktury.

Diety

Gdy wyjeżdżamy na podróż służbową, to przysługują nam pewne kwoty diet. W naszym kraju stawka diety za 1 dzień delegacji w kraju to 30 zł, natomiast za granicą jest ona inna(w zależności od danego kraju, czasami wyższa, a innym razem niższa). Nie ma możliwości rozliczenia kosztów wyżywienia za pomocą faktury VAT i rachunków oraz nie można przekraczać przypadających stawek diety.

Telefon + nawigacja

Wliczenie takiej elektroniki do kosztów uzyskania przychodu jest możliwe. Ale czasami wymaga przygotowania dokumentacji uzasadniającej. Dzieje się tak w przypadku pewnych Urzędów Skarbowych.

6. Koszty firmowe - Pracownicy / Współpracownicy

Umowy z pracownikami

Zatrudniamy pracowników na podstawie umowy o dzieło, zlecenie i umowy o pracę. Te wszystkie wydatki w kwocie brutto(wraz ze składkami ZUS finansowych przez pracownika i kwotami podatków) + część składek ZUS finansowych przez pracodawcę można zaliczyć do kosztów działalności. Tutaj mogą pojawić się także dodatkowe koszty związane ze zwiększeniem wyposażenia firmy(sprzętu komputerowego, mebli, akcesoriów biurowych, abonamentów telefonicznych itp.) oraz inne, które także można wliczać do kosztów firmowych.

Imprezy integracyjne

Gdy firma zatrudniająca pracowników organizuje imprezy integracyjne, to wydatki z tym związane może wliczyć do kosztów firmowych.

Catering

Zapewnienie pracownikom pewnego cateringu, na przykład: kawy, herbaty, zimnych napojów, kanapek i przekąsek. To wszystko także można zaliczyć do kosztów działalności.

Odzież firmowa

Zapewnienie pracownikom odzieży ochronnej, odzieży o przeznaczeniu reklamowym(wymagane logo firmy) wymaga poświęcenia wielu środków finansowych. Na szczęście można je wliczyć w koszty firmy obniżające podatek dochodowy. Nie dotyczy to odzieży o charakterze reprezentacyjnym(np. droga garsonka czy garnitur).

7. Koszty firmowe - Inne:

Ogrzewanie, klimatyzacja, rolety

W siedzibie firmy jest możliwość instalowania urządzeń i akcesoriów zapewniających utrzymanie odpowiednich warunków pracy. Najczęściej dotyczą one ogrzewania, ochładzania biura, jak i zapewnienie rolet chroniących przed słońcem. Wydatki z tym związane można zaliczyć do kosztów firmowych.

Targi i spotkania branżowe

Firmy wybierają się i organizują dla swoich Klientów pewne targi czy spotkania branżowe. Wszelkie koszty związane z udziałem i organizacją można wliczyć w koszty firmowe.

Public Relations

Koszty związane z Public Relations są w Urzędzie Skarbowym uznawane za wydatki na reklamę. Dzięki temu można je wliczyć do kosztów firmowych.

Opłaty skarbowe

Wydatki wynikające z realizacji pewnych czynności skarbowych(np. wydawanie zezwoleń i zaświadczeń) stanowią koszt firmowy.

Odsetki od kredytu

Właściciel firmy zaciągający kredyt na działalność do kosztów firmowych może wliczyć część odsetkową.

Strata podatkowa

Gdy działalność uzyskuje stratę podatkową(koszty są wyższe od przychodów), to może te nadwyżki na przychodami odpowiednio rozliczyć. Jak? Te straty podatkowe nie wlicza się od tak do kosztów firmowych, lecz jest możliwość ich odliczenia od dochodu. Od 2019 roku weszły w życie także nowe zasady rozliczania strat podatkowych. Wskazują one, że straty podatkowe umożliwiają obniżenie dochodu w najbliższych po sobie 5 latach podatkowych(natomiast kwota obniżenia w każdym z tych lat nie powinna przekroczyć 50% wysokości tej straty). Jest także możliwość obniżenia dochodu w sposób jednorazowy w jednym z najbliższych po sobie 5 latach podatkowych w kwocie do 5 mln zł, a kwota nieodliczona podlega rozliczeniu w pozostałych 5 latach tego pięcioletniego okresu(natomiast kwota obniżenia w którymkolwiek z tych 5 lat nie może przekroczyć 50% wysokości tej straty).

Zniszczenie i/lub kradzież majątku

Wszelkie zniszczenie i/lub kradzież majątku(np. środków trwałych, gotówki, towaru) można zaliczyć do kosztów działalności gospodarczej. Wymaga to jednak przygotowania odpowiedniej dokumentacji przez protokoły policyjne i protokoły wewnętrzne. Wydatki te nie mogą wynikac z zaniedbania bądź celowych działań realizowanych przez przedsiębiorcę czy poszczególnych pracowników.

Ubezpieczenie biura, mieszkania i majątku firmy

Polisa ubezpieczeniowa dotycząca firmy, biura i mieszkania polega na celowym zabezpieczeniu źródła przychodu i dzięki temu bez problemu można ją wliczyć do kosztów firmowych.

Księgowość

Koszty prowadzenia księgowości(przez księgową/księgowego, biura rachunkowe, program online do wystawiania faktur i księgowości) stanowią koszty uzyskania przychodu.

8. Pozostałe koszty firmowe:

  • opłaty wynikające z prowadzenia firmowego konta bankowego
  • amortyzacja mieszkania na wynajem
  • wynagrodzenie podwykonawców
  • rasowy pies(gdy ma stanowić ochronę majątku firmy bądź zapewnić dodatkowy dochów)
  • wykupienie usług długoterminowych
  • obiady i kolacje(związane z nawiązywaniem relacji z potencjalnymi kontrahentami, także na wyjazdach służbowych)
  • dostęp do serwisów internetowych(kursy, inne materiały, reklama)
  • magazyn
  • narzędzia specjalistyczne
  • usługi konkurencji(w ramach analizy rynku i rozwoju działalności)

Zgodnie z Ustawą o podatku dochodowym istnieje lista wydatków, które nie można zaliczyć do kosztów firmowych. Oto one:

  • koszty ulepszenia środków trwałych
  • koszty spłaty pożyczki i innych zobowiązań
  • podatek dochodowy + podatek od darowizn i spadków
  • wydatki reprezentacji
  • koszty grzywny i kary pieniężne
  • składki na ubezpieczenie społeczne, Fundusz Pracy i pozostałe fundusze celowe

Pamiętaj, aby wliczając pewien wydatek do kosztów firmowych, kierować się przepisami prawa i zdrowym rozsądkiem. Dzięki temu żadna kontrola skarbowa nie będzie Ci straszna, ponieważ będziesz mieć uzasadnienie, jak dany wydatek wiąże się z działalnością i jej przychodami. Powodzenia w skutecznym obniżaniu podatku dochodowego!

Ważne: w powyższej liście kosztów firmowych nie ukazano składek ZUS. Dlaczego? Nie są to wydatki dobrowolne, lecz obowiązkowe. Mimo wszystko należy składki ZUS uwzględnić przy wyliczeniu wysokości podatku dochodowego.

Dodaj komentarz :)