Korzystanie z wideokonferencji to już coraz częściej codzienność. Przydają się podczas utrzymywania kontaktów rodzinnych, z przyjaciółmi, znajomymi, kolegami szkolnymi i nauczycielami. A zarazem idealnie sprawdzają się w biznesie i pracy. Dzięki takiemu rozwiązaniu, jak wideokonferencje, nie ma potrzeby fizycznego spotkania się z danymi osobami. Wszystko może odbywać się zdalnie, a poziom spotkania nadal może okazać się bardzo wysoki. Podczas takiej wideokonferencji w sposób łatwy, wygodny, szybki i tani, jesteśmy w stanie komunikować się z drugimi, przekazywać im ważne wskazówki, szkolenia, wytyczne, dane, pliki i doświadczenia.
Zakres możliwości tych wideokonferencji, np. poprzez aplikację ZOOM, Skype czy Google, sprawił, że znacznie częściej chcemy z nich korzystać. Skoro tak jest, to zadbajmy również o bezpieczeństwo takiej wideokonferencji. Dzięki temu nasze spotkania wideo nie zostaną przechwycone przez osoby niepowołane, jak i materiały, które wtedy udostępniamy. Poniżej kilka prostych i skutecznych sposobów, które zwiększą bezpieczeństwo każdej wideokonferencji. Oglądaj poniższy film bądź przejdź do tekstu poniżej!
Pamiętaj: Znacznie więcej wsparcia i aktualne materiały wideo otrzymasz w naszym kursie online „Wideokonferencje i szkolenia przez ZOOM, Skype, Google Meet, Whatsapp i FaceTime”. Jest on dostępny także na Udemy. Korzysta z niego już ponad 918 zadowolonych uczestników. Jego najlepszą ofertę otrzymasz w zakładce „sklep„.
Film z kanału #JakSieRozwijac:
Bezpieczne aplikacje i programy do wideokonferencji
Zanim rozpoczniemy wideokonferencję, to najpierw musimy wybrać odpowiednie narzędzie do jej przeprowadzenia. Najpopularniejsze i regularnie aktualizowane(także w kwestii bezpieczeństwa) to ZOOM, Skype i Hangouts. Warto przed ich zainstalowaniem dowiedzieć się, jaka jest polityka prywatności i jakie nasze dane będą pobierane w ramach używania tych programów.
Jeśli już wybraliśmy, to dbajmy o zainstalowanie tego programu do wideokonferencji z oficjalnych sklepów(np. App Store, Google Play) czy oficjalnych stron aplikacji. Regularnie dbamy o aktualizację takich programów / aplikacji do wideokonferencji.
Zabezpieczenie dostępu do wideokonferencji
Podczas organizowania wideokonferencji, dbajmy o wysyłanie zaproszeń do nich(najlepiej numer dostępu ID, wraz z hasłem). Aby ktoś dołączył do takiej wideokonferencji, musi wprowadzić takie dane. Takich danych dostępowych nie umieszczamy w kanałach social media czy w innych ogólnodostępnych miejscach.
I starajmy się co jakiś czas zmieniać te dane dostępowe, numer ID i hasło, na przykład raz na miesiąc bądź częściej. Czasami jest możliwość zablokowania możliwości wejścia do wideokonferencji po rozpoczęciu spotkania. Jeśli więc w aplikacji ZOOM, Skype czy Hangouts pojawia się taka opcja, to również i nad nią możemy się zastanowić.
Ustalenie ról i weryfikacja poszczególnych uczestników wideokonferencji
Podczas organizowania wideokonferencji, można ustanowić tak zwanego hosta i jego pomocników(co-host). Mogą oni mieć pewne uprawnienia, na przykład zatwierdzanie by ktoś dołączył do wideokonferencji(tak jest w aplikacji ZOOM. Gdy nawet ktoś wpisze poprawny numer ID i hasło, to od razu nie jest dołączony do wideokonferencji, lecz host bądź co-host otrzymuje informacje, że ktoś taki ma zamiar dołączyć i mogą oni go potwierdzić bądź odrzucić).
Dodatkowo host ma większe uprawnienia, jest w stanie wyłączyć całe spotkanie bądź tworzyć poszczególne pokoje dla uczestników wideokonferencji. Co-host posiada mniejsze uprawnienia, jak zatwierdzanie nowych uczestników, korzystanie z udostępniania ekranu i przesyłania plików, włączanie i wyłączanie mikrofonu i kamery poszczególnym uczestnikom czy jeszcze inne.
Dodatkowe zabezpieczenie przed rozpoczęciem wideokonferencji:
- Poza samym programem do wideokonferencji, dbajmy również o bezpieczeństwo naszego urządzenia. W tym celu należy zabezpieczyć sieć Wi-Fi silnym hasłem.
- Gdy udostępniamy ekran, to ukażmy konkretny folder, plik. Zamknijmy niepotrzebne foldery i dane, które nie chcemy udostępniać.
- Przeskanujmy swoje urządzenie i program do wideokonferencji systemem antywirusowym / antymalware-owym
Dodatkowe zabezpieczenie w trakcie wideokonferencji:
- Ograniczmy ilość podawanych danych osobowych podczas dołączania do wideokonferencji(zamiast imienia i nazwiska, możemy użyć pseudonimu)
- Jeśli to możliwe, wykorzystajmy dostęp do sieci za pomocą szyfrowanego połączenia VPN
- Kiedy korzystamy z czatu, to upewnijmy się czy wysyłamy wiadomości publicznie czy do konkretnych osób. Starajmy się nie wysyłać ważnych dokumentów przez czat, ponieważ dane te mogłyby zostać przechwycone przez niepowołane osoby.
- Zadbamy o stałe tło za nami podczas wideokonferencji, aby ktoś inny nie widział, gdzie jesteśmy i skąd nagrywamy. W przypadku aplikacji ZOOM jest opcja zamazywania tła, za nami można ustawić wtedy tło jakiegoś krajobrazu(w tym celu należy posiadać urządzenie o wysokich parametrach technicznych, gdy ta opcja nie działa, to musielibyśmy zadbać o zielone tło za nami i wtedy będzie wszystko ok).
- Gdy dołączamy do wideokonferencji, wyłączmy swój mikrofon i kamerę(włączmy, gdy zachodzi taka potrzeba).
- Gdy organizujemy spotkanie, to nowych uczestników najpierw wrzucajmy do poczekalni(tak łatwiej możemy skontrolować takich uczestników i odrzucić tych niechcianych/przypadkowych).
Dodatkowe zabezpieczenie po wideokonferencji:
- Wyłączmy spotkanie wideokonferencji i program, z którego korzystamy
- Upewnijmy się czy program do wideokonferencji nie działa w tle(w przypadku komputera wystarczy włączyć Menadżer Zadań)
- Wyłączmy mikrofon i kamerę
- Wyłączmy komputer, gdy już z niego nie korzystamy
Wideokonferencja ZOOM, Skype i Google Hangouts może przynieść wiele korzyści. Jakie? Kontaktujemy się z odpowiednimi osobami, ograniczamy pewne koszty, rozwiązujemy ważne problemy i zapewniamy sobie ciągły rozwój. A przy tym wideokonferencja może okazać się bezpieczna, szczególnie, gdy wykorzystaliśmy powyższe wskazówki!
Pamiętaj: Znacznie więcej wsparcia i aktualne materiały wideo otrzymasz w naszym kursie online „Wideokonferencje i szkolenia przez ZOOM, Skype, Google Meet, Whatsapp i FaceTime”. Jest on dostępny także na Udemy. Korzysta z niego już ponad 918 zadowolonych uczestników. Jego najlepszą ofertę otrzymasz w zakładce „sklep„.