Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą bądź planujesz jej założenie? Zastanawiasz się jak prowadzić księgowość w firmie i czy można to robić samodzielnie? W tym artykule dowiesz się wszystkiego na temat księgowości, co pomoże Ci nie tylko ogarnąć sprawy podatkowe, ale również lepiej prowadzić firmę.
Prowadzenie własnej firmy wiąże się z koniecznością prowadzenia księgowości, co w wcale nie jest takie trudne jak mogłoby się wydawać i z powodzeniem możemy zajmować się tym samodzielnie. Wiedza na temat podatków ułatwia prowadzenie firmy, gdyż będziemy w stanie lepiej kontrolować firmowe wydatki. A większe koszty prowadzenia działalności to niższy podatek do zapłaty. Samodzielne prowadzenie księgowości daje nam świadomość na temat rzeczywistych kosztów prowadzenia firmy, co pozwala na ustalenie adekwatnych cen.
Księgowość w firmie – jak to ogarnąć?
Prowadzenie księgowości w firmie jest łatwe, jeśli skorzystamy z jednego z dostępnych programów (np. InFakt). Pozwala nam to na wprowadzanie kosztów firmowych, rozliczanie faktur i wysyłanie sprawozdań do urzędu skarbowego. Dodatkowo w InFakt jest możliwość skorzystania z pomocy biura rachunkowego, więc otrzymujemy pomoc księgowego. Płacimy za to (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej) coś ok. 200 zł miesięcznie. A jeśli zdecydujemy się na płatność kwartalną, na pół roku czy rok, to zapłacimy za taką pomoc księgowej / księgowego jeszcze mniej. Sami od dłuższego czasu korzystamy ze wsparcia InFakt i naprawdę czujemy się z tym bardzo dobrze. Dawniej próbowaliśmy sami ogarniać księgowość w firmie z pomocą programu do księgowości (udawało się nam, bo też i mieliśmy do tego predyspozycje, ukończone kierunki rachunkowość i bankowość). Ale zajmowało nam to sporo czasu, sił, trzeba było być na bieżąco z prawem i podatkami. Teraz mamy spokojną głowę i możemy znacznie lepiej skupić się na naszym biznesie. To księgowa sprawdza nam wszystkie dokumenty, później wylicza wszelkie składki do US i ZUS, a my tylko je płacimy. A gdy mamy pewne pytania, to zawsze możemy je zadać by wszystko wyjaśnić. Z naszego linku do InFakt otrzymasz 10% zniżki na ich usługi księgowe. Oni również pomagają założyć firmę, razem z załatwieniem wszelkich formalności, więc my nie musimy biegać po urzędach, dajemy im tylko pełnomocnictwo i tyle.
Jako przedsiębiorcy możemy rozliczać się na zasadach ogólnych, podatkiem liniowym bądź ryczałtem od przychodów. Zasady ogólne są obecnie korzystne, jeśli nie przekroczymy progu dochodowego, po czym musielibyśmy płacić aż 32% podatku PIT. Z kolei podatek liniowy ma stałą stawkę w wysokości 19%, która nie jest zależna od wysokości dochodu. Mamy również możliwość skorzystania ze zwolnienia z VAT, jeśli dochód w ciągu roku nie przekroczy 200 000 złotych. Czasem opłacalne jest skorzystanie ze zwolnienia, jednak w wielu przypadkach korzystne będzie bycie VATowcem.
Dopóki nie przekroczymy limitu przychodu, który wynosi 2 miliony euro, możemy prowadzić księgowość uproszczoną. Księga przychodów i rozchodów jest łatwa w prowadzeniu i nie wymaga szczególnej wiedzy. Wprowadzamy tam wszystkie przychody, jak i poniesione wydatki, co pozwala nam wyliczać należny do zapłaty podatek. Trzeba pamiętać o tym, aby przychody z jednego dnia zaksięgować zanim uzyskamy dochód w dniu następnym. Jeśli świadczymy swoje usługi na rzecz osób fizycznych konieczne może okazać się posiadanie kasy fiskalnej, a podsumowanie dziennych przychodów wpisujemy w KPiR. Dzieje się tak, gdyż jako przedsiębiorcy mamy obowiązek dać naszym klientom dowód zakupu w postaci paragonu bądź faktury. Jeśli świadczymy usługi na rzecz innych firm, wystawiamy faktury. Z kolei jeśli naszymi klientami będą osoby fizyczne, niezbędna będzie kasa fiskalna zgodna z obecnymi normami. Kasa fiskalna jest dość droga, jednak możemy kupić ją na raty bądź wynająć.
Prowadząc księgowość samodzielnie musimy regularnie wprowadzać dane, aby nie pogubić się w tym wszystkim. Dostępne programy do księgowości mają opcję skanowania faktur, dzięki czemu nie musimy ręcznie wprowadzać danych do systemu. Zmniejsza to ryzyko popełnienia błędów, które mogą wystąpić podczas ręcznego przepisywania danych z faktur. Jednak w razie błędów możemy zrobić korektę faktur, co pozwala uniknąć późniejszych problemów księgowych. Ważne jest również to, aby program księgowy umożliwiał nam wydrukowanie wszystkich danych posortowanych według daty. Opcję tą oferują wszystkie dostępne programy do księgowości, gdyż w razie kontroli skarbowej konieczne może być przedstawienie papierowej dokumentacji. W InFakt jest to wszystko możliwe!
Ważne terminy podatkowe – czyli kiedy trzeba płacić podatki?
Termin płacenia podatków i różnego rodzaju składek jest z góry narzucony, a jego niedotrzymanie ma swoje konsekwencje. Podatek PIT musimy wpłacić do 20 dnia każdego miesiąca, za miesiąc poprzedni, jednak w przypadku karty podatkowej mamy czas jedynie do 7 dnia.
Z kolei podatek VAT musimy rozliczyć do 25 dnia miesiąca za transakcje krajowe i wewnątrzwspólnotowe. W terminie tym musimy wysłać plik JPK_V7K i PIT, a także wysłać należności na nasze indywidualne konto podatkowe, które zostanie nam przydzielone. Do końca kwietnia musimy złożyć roczne zeznanie podatkowe za rok poprzedni, co jest ważne, żebyśmy mogli otrzymać należny zwrot.
Czy warto być VATowcem?
Wiele osób zastanawia się nad tym czy warto być VATowcem, gdyż w niektórych przypadkach jest to opłacalne. Otóż inwestując sporo pieniędzy w urządzenie i wyposażenie lokalu kupujemy towary, które zawierają w sobie podatek VAT. W ten sposób będąc VATowcem, możemy zyskać wartość tego podatku, a to dodatkowe środki na prowadzenie firmy.
Warto od początku zarejestrować się do celów VAT, jeśli podejrzewamy, że nasz dochód przekroczy te 200 tysięcy złotych w skali roku. Wiele branży już z góry ma narzucony obowiązek odprowadzania podatku VAT, dlatego warto to sprawdzić zanim założymy firmę.
Jaką formę opodatkowania wybrać?
Opodatkowanie na zasadach ogólnych to dobra opcja, jeśli nasze roczne dochody nie przekroczą 120 000 złotych, gdyż w przeciwnym wypadku będziemy zmuszeni płacić aż 32% podatku od towarów i usług. Dlatego też podatek liniowy jest wciąż często wybieraną opcją, gdyż niezależnie od wysokości uzyskiwanych dochodów płacimy 19%.
Warto rozważyć również stosownie ryczałtu, który jest opłacalny kiedy stosujemy dużą marżę, a koszty firmowe nie są duże. Ryczałt to podatek od przychodów, przez co nie możemy rozliczać kosztów prowadzenia działalności, zatem sprawdza się np. w przypadku freelancerów i przedsiębiorców działających w świecie online. Wtedy podatki wynoszą np. 8.5%, a nawet 3% (gdy np. w sklepie internetowym dokonujemy sprzedaży pewnych produktów cyfrowych).